Wat moet er op een factuur staan?

Op een factuur aan een andere ondernemer moeten vaste gegevens staan: wie levert, aan wie, wat, wanneer, voor welk bedrag en met welke btw. De Belastingdienst noemt die factuureisen letterlijk. Hieronder staan ze als checklist, met een fictief voorbeeld en de uitzonderingen die voor vakbedrijven het vaakst spelen: btw verlegd, de kleineondernemersregeling en kleine bedragen.

Wanneer moet je een factuur maken?

Je maakt een factuur voor alle goederen en diensten die je aan andere ondernemers levert. Dat geldt ook voor rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen.

Aan particulieren ben je volgens de Belastingdienst in principe niet verplicht een factuur uit te reiken; de uitzonderingen die de Belastingdienst noemt, gaan over groothandels en nieuwe vervoermiddelen naar andere EU-landen. In de praktijk wil een particuliere klant voor een klus meestal toch een factuur, en je hebt hem ook zelf nodig voor je administratie.

De verplichte gegevens: checklist

Volgens de Belastingdienst vermeld je op een factuur altijd:

• je volledige naam en die van je klant (de juridische naam; een handelsnaam mag als die met adres en woonplaats bij de KVK is geregistreerd)
• je volledige adres en dat van je klant (het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd; alleen een postbus is niet genoeg)
• je btw-identificatienummer (het nummer met NL ervoor)
• je KVK-nummer, als je bij de KVK bent ingeschreven
• de datum waarop je de factuur uitreikt
• een factuurnummer
• bij goederen: wat je hebt geleverd en hoeveel
• bij diensten: wat je hebt gedaan en de omvang ervan
• de datum van levering, of de datum van een vooruitbetaling
• het bedrag exclusief btw (bij verschillende tarieven: de aparte bedragen, en de eenheidsprijs als die van toepassing is)
• het btw-tarief
• het btw-bedrag

De Belastingdienst geeft bij "omvang" zelf een voorbeeld dat vakmensen herkennen: het ophogen van een tuin van 50 m² met 30 cm grond. "Werkzaamheden volgens afspraak" is dus te vaag.

Factuurnummer: opvolgend en uniek

Gebruik opeenvolgende nummers, in één of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen. Meerdere reeksen mogen dus, bijvoorbeeld een aparte reeks voor creditnota's, zolang elk nummer uniek is en de reeks doorloopt.

Uiterlijk versturen: de 15e van de volgende maand

Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Rond je een klus af op 20 maart, dan moet de factuur dus uiterlijk 15 april de deur uit. Sneller is natuurlijk beter voor je geldstroom; hoe je van akkoord naar betaling komt, lees je in van offerte naar factuur.

Digitaal factureren mag. Volgens de Belastingdienst moet je klant daar wel mee akkoord gaan en moet je zekerheid kunnen geven over de echtheid van herkomst, de inhoud en de leesbaarheid.

Aangepaste regels

Facturen tot € 100: vereenvoudigde factuur

Is het factuurbedrag € 100 of lager, inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop staan minimaal:

• de datum waarop je de factuur uitreikt;
• je naam en adresgegevens;
• welke goederen of diensten je hebt geleverd;
• de btw, of de gegevens waarmee de btw kan worden berekend;
• bij een wijziging: de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Bij onder meer intracommunautaire leveringen en afstandsverkopen mag dit niet.

Btw verlegd

Bij een verleggingsregeling betaalt niet jij, maar je klant de btw. Je rekent dan geen btw, maar vermeldt op de factuur "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je klant. De vergoeding vermeld je per btw-tarief.

Onderaanneming in de bouw. Voor vakbedrijven speelt verlegging vooral bij onderaanneming. De regeling geldt volgens de Belastingdienst alleen voor fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen, zoals bouwen, slopen, aanleggen, onderhouden, herstellen en schoonmaken. Die werkzaamheden komen vooral voor in de bouw, scheepsbouw, schoonmaakbedrijven en bij hoveniers. Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer, dan verleg je de btw naar de hoofdaannemer.

Let op de uitzonderingen: de regeling geldt niet voor ontwerpwerk (zoals architecten en tekenaars), en niet als je het werk voor meer dan 50% in je eigen werkplaats doet. Je blijft als onderaannemer zelf verantwoordelijk voor de verlegde btw. Twijfel je, kijk dan op de pagina's van de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Gebruik je de KOR, dan lever je vrijgesteld van btw. Je bent dan niet verplicht een factuur uit te reiken. Doe je het toch, dan vermeld je op de factuur dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling, en zet je er geen btw op.

Geen factuureis, maar wel verstandig

Deze gegevens staan niet in de factuureisen van de Belastingdienst, maar helpen wel om sneller betaald te krijgen:

• Betaaltermijn of vervaldatum. Zo weet je klant wanneer hij moet betalen, en jij wanneer je een herinnering stuurt.
• Hoe de klant kan betalen, bijvoorbeeld je rekeningnummer of een betaallink.
• Een verwijzing naar de offerte of het project, zodat de klant de factuur makkelijk kan plaatsen.
• Een melding over wettelijke rente. Dit is geen factuureis van de Belastingdienst, maar volgens Ondernemersplein moet je je klant wel laten weten dat je wettelijke rente berekent als de betaaldatum verstrijkt, bijvoorbeeld op je factuur of in je betalingsherinnering.

Wat je doet als er toch niet betaald wordt, staat in betalingsherinnering sturen: stappen en voorbeeldtekst.

Voorbeeld

Voorbeeld (fictief):

Hoveniersbedrijf Groenlijn · Tuinstraat 1, 1234 AB Voorbeeldstad · KVK 00000000 · btw-id NL000000000B00

Aan: Kantoorpand Voorbeeld BV · Laan 10, 1234 CD Voorbeeldstad

Factuurnummer: 2026-0042 · Factuurdatum: 3 april 2026 · Leverdatum: 27 maart 2026

Omschrijving	Aantal	Prijs	Btw	Bedrag excl. btw
Aanleg border voortuin, 24 m², inclusief grondverbetering	12 uur	€ 55,00	21%	€ 660,00
Vaste planten, gemengd	1 partij	€ 340,00	21%	€ 340,00

Totaal excl. btw: € 1.000,00 · Btw 21%: € 210,00 · Totaal: € 1.210,00

Betalen binnen 30 dagen na factuurdatum, onder vermelding van het factuurnummer.

Alle namen en nummers in dit voorbeeld zijn verzonnen. Het btw-tarief is ter illustratie; welk tarief voor jouw werk geldt, bepaal je aan de hand van de regels van de Belastingdienst.

Zo werkt het in BossBase

Met facturen in BossBase dek je een groot deel van de checklist af:

• Nummering: facturen krijgen een oplopend nummer (BB-F…), creditnota's een eigen reeks (BB-CF…).
• Btw per regel: 21%, 9%, vrijgesteld of verlegd. Zet je verlegd en belast op één factuur, dan krijg je een waarschuwing. Het btw-nummer van je klant staat op de PDF.
• Klantgegevens: voor een factuur heeft een klant een adres, plaats en e-mailadres nodig.
• Vanuit een offerte: van een geaccepteerde offerte maak je een factuur met de klant en alle offerteregels ingevuld.
• Na verzenden: je verstuurt de factuur per mail met PDF; daarna is hij alleen-lezen. Corrigeren doe je met een volledige of gedeeltelijke creditnota.

Twee dingen om te weten. Op de factuur-PDF staat geen apart veld voor je IBAN; vermeld je betaalgegevens dus op een andere manier, bijvoorbeeld in je begeleidende mail. En wil je dat klanten direct online betalen, dan kan dat met de Stripe-betaallink met iDEAL (in Team, of als module bij Groei). Controleer bij het inrichten ook of je eigen bedrijfsgegevens uit de checklist compleet zijn.