Digitale werkbonnen die je klant ter plekke tekent
Eén werkbon per klus met taken, meerwerk, materiaal, foto's en uren. Op locatie vink je af wat klaar is, en de klant tekent op je tablet, of later via een link op zijn eigen telefoon. Zo ligt vast wat er is gedaan, voordat iemand er later over kan twisten.
Werkbonnen en de handtekening van de klant zitten in elk pakket, ook in Starter.
Wat er op een werkbon in BossBase staat
Taken om af te vinken
Zet de klus op in taken. Op locatie vink je af wat klaar is; de klant ziet op zijn exemplaar alleen wat is afgerond.
Meerwerk apart
Extra werk markeer je als meerwerk. Het staat apart op de werkbon, en met de handtekening van de klant ligt het akkoord vast.
Materiaal en foto's
Leg gebruikt materiaal vast met verkoop- en inkoopprijs en leverancier. Maak foto's direct met de camera van je tablet.
Uren op de klus
De uitvoerders en verantwoordelijken van de werkbon boeken hun uren erop. Die tellen op in het project, voor je nacalculatie.
Tekenen op drie manieren
De klant tekent ter plekke, krijgt een link per mail om later te tekenen, of je rondt af zonder handtekening.
PDF voor de klant
Na het tekenen gaat de werkbon op slot en krijgt de klant een bevestiging met PDF. Zonder bedragen, inkoopprijzen of interne notities.
Waarom een digitale werkbon
Een papieren werkbon raakt kwijt in de bus, is slecht leesbaar of wordt pas dagen later overgetypt. Met een digitale werkbon staat alles meteen op één plek: wat er gepland was, wat er gedaan is, wat er extra bij kwam en wie ervoor tekende.
Dat helpt op twee momenten. Tijdens de klus weet de uitvoerder precies wat hij moet doen. En achteraf heb je een ondertekend verslag dat je naast de factuur kunt leggen. Wat daar volgens de Belastingdienst op moet staan, lees je in wat er op een factuur moet staan.
Meerwerk: vastleggen voordat je het doet
Meerwerk is de bekendste bron van discussie. Op de werkbon zet je meerwerk als aparte taak. Tekent de klant de werkbon, dan heeft hij ook dat meerwerk gezien. Een prijs staat er niet bij: die spreek je af en zet je op de factuur. Lees meer over meerwerk vastleggen en factureren.
Moet je de klant waarschuwen, bijvoorbeeld omdat een ondergrond niet deugt? Vanuit de werkbon stuur je een waarschuwing per mail, met wat je hebt geconstateerd en wat het gevolg kan zijn. BossBase legt vast dat die is verstuurd.
Van werkbon naar factuur
Na het tekenen is de werkbon klaar, maar de factuur maak je apart. Werk je met een offerte, dan maak je de factuur vanuit de geaccepteerde offerte en worden alle offerteregels overgenomen. Meerwerk en extra materiaal van de werkbon voeg je daar zelf aan toe. Hoe de hele keten loopt, staat in van goedgekeurde offerte naar factuur.
Voor welke vakmensen
Werkbonnen gebruik je bij elke klus op locatie: een storing bij een installateur, een schilderklus met meerwerk bij een schilder, of een verbouwing die meerdere dagen duurt bij een aannemer of klusbedrijf.
Zo werkt het, van inplannen tot handtekening
Werkbon aanmaken
Voor een klant of project: omschrijving, adres, datum en tijd, wie het uitvoert en eventueel welke bus.
Inplannen
Zet de werkbon in de agenda, of met de planningsmodule per medewerker en voertuig. Een werkbon kan meerdere dagen beslaan.
Uitvoeren op locatie
Taken afvinken, meerwerk toevoegen, materiaal en uren boeken, foto's maken. De status gaat van gepland naar in uitvoering.
Laten tekenen en afronden
De klant tekent, de werkbon staat op slot en de klant krijgt de PDF. Een gekoppelde aanvraag in je pipeline schuift automatisch door, als je dat hebt ingesteld.
Veelgestelde vragen
Kan ik vanuit een werkbon direct een factuur maken?
Nee. Een factuur maak je in BossBase vanuit een geaccepteerde offerte (dan worden de regels overgenomen) of vanuit een project. Meerwerk, extra uren en extra materiaal van de werkbon zet je er zelf bij.
Ziet de klant mijn prijzen of notities?
Nee. De ondertekenpagina en de PDF voor de klant tonen geen bedragen, geen inkoopprijzen en geen interne notities. Notities die je als 'voor klant' markeert, zijn wel zichtbaar.
Werkt het op mijn telefoon?
Het tekenen door de klant werkt op elke telefoon, want dat gaat via een webpagina. Het dashboard zelf is gemaakt voor een scherm vanaf 768 pixels breed, zoals een tablet of laptop; op een smalle telefoon kun je het dashboard niet gebruiken. Een app in de appstore is er niet.
Kan de klant de werkbon later nog tekenen?
Ja. Je stuurt een link per mail; de klant tekent dan zelf, op zijn eigen telefoon of computer.
Verder lezen
Wat moet er op een werkbon staan?
Checklist en een ingevuld voorbeeld.
Lees meerMeerwerk vastleggen zonder discussie
Vooraf afspreken, vastleggen en laten aftekenen.
Lees meerPlanning per medewerker en bus
Werkbonnen inplannen in een weekoverzicht.
Lees meerUrenregistratie
Werkdaguren en uren op de klus, apart bijgehouden.
Lees meerProbeer werkbonnen met je eigen klussen
14 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Daarna kies je zelf of en welk abonnement je neemt.