Een offerte maken als vakbedrijf: stappenplan met voorbeeld

Een offerte is je voorstel aan de klant: dit ga ik doen, voor deze prijs, onder deze voorwaarden. Volgens Ondernemersplein van KVK bepaal je zelf hoe je een offerte opstelt, maar neem je bijvoorbeeld deze gegevens op: je bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, de datum, een offertenummer, een samenvatting van de werkzaamheden, je tarief of projectprijs, de geldigheidsduur, eventuele afspraken over een aanbetaling en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. En belangrijk om te weten: "Op het moment dat de opdrachtgever de offerte accepteert en ondertekend terugstuurt, is de offerte juridisch een bindend contract." Wat je in de offerte zet, moet je dus ook kunnen waarmaken.

Hieronder het stappenplan, toegespitst op vakwerk, met een uitgewerkte voorbeeldofferte.

Stap 1: breng de wens van de klant in kaart

Ga kijken voordat je rekent. Meet op, maak foto's en vraag door: wat wil de klant precies, wat hoort er níét bij, en wat is de staat van de ondergrond, het leidingwerk of de bestaande situatie? Noteer ook wat de klant zelf regelt, zoals het leeghalen van een ruimte of het aanleveren van materiaal.

Alles wat je hier mist, komt later terug als meerwerk of als discussie.

Stap 2: beschrijf het werk zo concreet mogelijk

Een omschrijving als "schilderwerk woonkamer" laat te veel open. Beschrijf per onderdeel wat je doet en hoeveel:

• welke onderdelen (plafond, wanden, kozijnen, deuren)
• welke voorbewerking (schuren, plamuren, gaten vullen, afplakken)
• hoeveel lagen en welk type product
• hoeveel: vierkante meters, strekkende meters, stuks
• wat niet inbegrepen is

Een heldere omschrijving helpt de klant vergelijken en jou bij de uitvoering: de monteur of schilder weet precies wat is beloofd.

Stap 3: kies je prijsopbouw

Voor vakwerk zijn er grofweg twee vormen, en je kunt ze combineren.

Kies je voor nacalculatie, geef dan een indicatie van het aantal uren en zeg wat er gebeurt als je die ruim overschrijdt. Een klant die alleen een uurtarief ziet, heeft geen idee wat hij kwijt is.

Bij een vaste prijs is de omschrijving uit stap 2 het belangrijkste deel van de offerte: alles wat daar niet staat, valt buiten de prijs.

Stap 4: leg vooraf vast hoe je met meerwerk omgaat

Bijna elke klus levert iets extra's op. Zet in de offerte hoe je dat afrekent, bijvoorbeeld tegen welk uurtarief en dat je meerwerk vooraf met de klant bespreekt. Dat sluit aan bij de wet: bij aanneming van werk kan de aannemer volgens artikel 7:755 van het Burgerlijk Wetboek alleen een prijsverhoging vorderen voor gewenste toevoegingen of veranderingen als hij de klant tijdig heeft gewezen op de noodzaak van die prijsverhoging, tenzij de klant dat zelf had moeten begrijpen. Meer daarover in meerwerk vastleggen en factureren.

Stap 5: geldigheid, aanbetaling en voorwaarden

Geldigheidsduur. Zet een datum in de offerte tot wanneer je aanbod geldt. Materiaalprijzen en je planning veranderen; zonder einddatum kan een klant maanden later terugkomen op een oude prijs. Ondernemersplein noemt de geldigheidsduur als vast onderdeel, maar schrijft geen termijn voor. Die kies je zelf.

Aanbetaling. Vraag je een aanbetaling, zet dat dan in de offerte. Ondernemersplein vermeldt: "Verkoopt u een product aan consumenten? Dan mag u maximaal 50% van het aankoopbedrag als aanbetaling vragen." Die 50%-grens komt uit de regels voor de verkoop van producten aan consumenten; voor een klus aan een particulier is het verstandig een vergelijkbare, redelijke aanbetaling aan te houden. Tussen bedrijven geldt geen maximum.

Algemene voorwaarden. Je bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar heb je ze, dan moet de klant ervan weten en ze vooraf kunnen lezen: "Laat uw klant weten dat er algemene voorwaarden zijn en geef de kans deze te lezen voor de verkoop. Anders zijn de algemene voorwaarden niet geldig." Stuur ze daarom mee met de offerte en verwijs er in de tekst naar.

Voorbeeldofferte: schilderwerk

Voorbeeld (fictief):

Offerte 2026-104 — datum 2 oktober 2026, geldig tot en met 16 oktober 2026 Van: Schildersbedrijf Voorbeeld, Kwaststraat 1, Voorbeeldstad, KVK en btw-nummer vermeld Aan: dhr. Jansen, Eikenlaan 7, Voorbeeldstad

Omschrijving: binnenschilderwerk woonkamer en hal, begane grond. Ruimtes worden door de klant leeggehaald; meubels die blijven staan worden door ons afgedekt.

Niet inbegrepen: herstel van scheuren breder dan 2 mm, behang verwijderen, kleuradvies. Meerwerk: alleen na overleg met de klant, tegen € 52,00 per uur excl. btw plus materiaal. Planning: uitvoering in week 43, circa 4 werkdagen. Betaling: geen aanbetaling; factuur na oplevering, betaaltermijn 14 dagen. Voorwaarden: op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing; die zijn meegestuurd. Akkoord: naam, datum en handtekening klant.

De btw staat in dit voorbeeld bewust niet uitgerekend: welk tarief geldt, hangt af van het soort werk en de situatie. Controleer dat voor je eigen werk bij de Belastingdienst of je boekhouder, en vermeld bij particulieren duidelijk wat de klant in totaal betaalt.

Stap 6: versturen en opvolgen

Verstuur de offerte zo snel mogelijk na je bezoek, als PDF per mail, met de algemene voorwaarden erbij. Vraag de klant om de offerte ondertekend terug te sturen: dan heb je het akkoord zwart op wit.

Hoor je niets, bel dan na een paar dagen. Niet om te pushen, maar om te vragen of alles duidelijk is. Vaak blijkt dan dat de klant nog een vraag had, of dat er iets moet veranderen. Pas je de offerte aan, maak dan een nieuwe versie en laat duidelijk zijn welke versie geldt. Hoe je dat opvolgen structureel regelt, lees je in leads en offertes opvolgen.

Na akkoord begint de uitvoering; hoe je van daar naar werkbon en factuur gaat, staat in van goedgekeurde offerte naar factuur.

Checklist voordat je verstuurt

• Bedrijfsgegevens en klantgegevens kloppen
• Datum en offertenummer staan erop
• Omschrijving per onderdeel, met aantallen en eenheden
• Duidelijk wat níét is inbegrepen
• Prijsopbouw: vaste prijs of uurtarief met indicatie
• Afspraak over meerwerk
• Geldig-tot-datum
• Eventuele aanbetaling
• Verwijzing naar algemene voorwaarden, en die meegestuurd
• Ruimte of mogelijkheid voor akkoord van de klant

Hoe je dit in BossBase doet

In BossBase maak je offertes met regels per type (uren, kilometers, overig of eigen eenheden) en btw per regel. De PDF krijgt je eigen logo en huisstijlkleur. Je stelt een geldigheidsdatum in (standaard 14 dagen, aan te passen) en verstuurt de offerte per mail met PDF. Pas je iets aan, dan maak je een nieuwe versie; de oude krijgt de status "vervangen". De status loopt van concept via verzonden naar geaccepteerd of afgewezen.

In de pakketten Groei en Team (en tijdens de proefperiode) kan de klant de offerte online ondertekenen via een link. De status gaat dan vanzelf naar geaccepteerd en de klant krijgt een bevestigingsmail met PDF. Online afwijzen kan de klant niet; dat zet je zelf. In het Starter-pakket verstuur je de offerte per mail en verwerk je het akkoord zelf. Voor opvolgen kun je in het klantbeheer een activiteit "opvolgen" aanmaken.

Materialen uit je materialenlijst kun je (nog) niet rechtstreeks in offerteregels kiezen; die typ je in de regel.