Betalingsherinnering sturen: stappen en voorbeeldtekst

Is je factuur niet op tijd betaald, stuur dan een paar dagen na de vervaldatum een korte, vriendelijke herinnering. Blijft betaling uit, dan volgt een aanmaning met een laatste termijn. Voor particuliere klanten gelden daarbij strengere regels dan voor zakelijke klanten: je moet eerst een kosteloze aanmaning sturen met 14 dagen betaaltijd, voordat je incassokosten mag rekenen.

Dit artikel is geen juridisch advies. Het zet op een rij wat de overheid en de KVK erover schrijven, zodat je weet waar je staat.

Eerst: welke betaaltermijn geldt?

Een herinnering stuur je pas als de betaaltermijn voorbij is. Welke termijn geldt, hangt af van je klant. Volgens Ondernemersplein:

Zet de termijn daarom altijd op je offerte, factuur of in je voorwaarden. Wat verder op een factuur hoort, lees je in wat er op een factuur moet staan.

Stappenplan bij een onbetaalde factuur

Het stappenplan van Ondernemersplein begint klein en loopt op.

1. Bel je klant

Persoonlijk contact werkt vaak het best; lukt bellen niet, dan kan een brief of mail ook. Vraag of het werk naar wens was en of de factuur klopt. Soms blijkt de factuur gewoon niet aangekomen, of wacht de klant op een onderdeel dat nog niet af is. Maak een aantekening van het gesprek.

2. Stuur een betalingsherinnering

Stuur de herinnering enkele dagen nadat de betaaltermijn is verlopen. Meld daarin dat je de wettelijke rente in rekening gaat brengen als de klant niet alsnog betaalt. Volgens Ondernemersplein moet je je klant laten weten dát je wettelijke rente berekent, bijvoorbeeld op je factuur of in je herinnering.

3. Stuur een aanmaning

Een aanmaning is een formele brief waarin je verwijst naar het geleverde werk, de factuur, eventuele telefoongesprekken en de herinnering, een betaaltermijn van 14 dagen geeft, en meldt dat je incassokosten en juridische stappen overweegt als de klant niet betaalt. Het stappenplan adviseert de aanmaning per post én mail te sturen en kopieën te bewaren. Wil je zeker weten dat hij aankomt, stuur hem dan aangetekend.

4. Bied zo nodig een betalingsregeling aan

Kan de klant niet in één keer betalen, spreek dan een regeling af en zet die op papier, met de afspraak dat de regeling stopt als een termijn niet wordt betaald.

5. Schakel hulp in

Lukt het niet, dan kun je een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat inschakelen. Een incassobureau stuurt brieven maar mag niet dwingen; een deurwaarder kan met een vonnis beslag leggen. Kies je een incassobureau, controleer dan of het geregistreerd is: volgens de Rijksoverheid hoeft een schuldenaar vanaf 1 oktober 2026 geen incassokosten en oplopende rente te betalen als de incassodienstverlener niet geregistreerd is. Deurwaarders en advocaten hoeven zich daarvoor niet apart te registreren. De oorspronkelijke schuld blijft wel verschuldigd.

Zakelijke klant of particulier: het verschil

De 14-dagenbrief bij particulieren

De KVK noemt deze brief ook de veertiendagenbrief of Wik-brief. Hij is verplicht als je klant een consument is. Een betalingsherinnering kan als deze kosteloze aanmaning tellen, maar alleen als hij aan alle punten hieronder voldoet. De eerste, vriendelijke herinnering verderop in dit artikel doet dat bewust niet; de tweede wel. Zorg dat je brief in elk geval dit bevat:

• geen extra kosten: je rekent geen aanmaningskosten
• 14 dagen betaaltijd, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief, en dat staat er ook in
• vermeld wat de gevolgen zijn als de klant niet binnen 14 dagen betaalt: wettelijke rente, incassokosten en eventuele kosten voor een rechtszaak
• vermeld hoe hoog de incassokosten zijn (Rijksoverheid)

De KVK geeft als formulering: "U dient te betalen binnen veertien dagen vanaf de dag nadat u deze brief heeft ontvangen."

Hoe hoog mogen incassokosten zijn?

De incassokosten zijn een percentage van het openstaande bedrag. De Rijksoverheid noemt deze maxima:

Er geldt een minimum van € 40 en volgens Ondernemersplein een maximum van € 6.775. Bij een particuliere klant mag je naast de incassokosten geen aparte aanmaningskosten, herinneringskosten of administratiekosten rekenen. Bij een zakelijke klant geldt dat ook, tenzij je in een contract iets anders hebt afgesproken. Btw over incassokosten mag alleen als je zelf niet btw-plichtig bent.

Wettelijke rente

De wettelijke rente verschilt per soort klant: de wettelijke rente voor handelstransacties geldt voor bedrijven en overheden, die voor niet-handelstransacties voor particulieren. Beide percentages worden periodiek aangepast. Zoek het percentage dat op dat moment geldt op bij de Rijksoverheid voordat je gaat rekenen; we noemen het hier bewust niet, omdat het snel veroudert.

Let op verjaring

Een factuur verjaart. Volgens het stappenplan van Ondernemersplein na 2 jaar bij consumenten als je alleen producten verkocht, en na 5 jaar bij diensten, zoals de meeste klussen. Bij zakelijke klanten is dat 5 jaar na afloop van de betaaltermijn. Een schriftelijke herinnering vóór het einde van die termijn laat de termijn opnieuw ingaan.

Voorbeeldteksten

Pas deze teksten aan je eigen situatie en voorwaarden aan. Het zijn voorbeelden, geen juridisch getoetste modelbrieven.

Voorbeeld (fictief): eerste herinnering

Onderwerp: Herinnering factuur 2026-0042

Beste meneer De Vries,

Op 3 april stuurden we u factuur 2026-0042 van € 1.210,00 voor de aanleg van uw voortuin. De betaaltermijn is op 3 mei verlopen en we hebben de betaling nog niet ontvangen. Misschien is het u ontschoten; dat kan gebeuren.

Wilt u het bedrag binnen 7 dagen overmaken onder vermelding van het factuurnummer? Heeft u al betaald, dan kunt u deze mail als niet verzonden beschouwen. Klopt er iets niet aan de factuur, laat het me dan weten, dan lossen we het samen op.

Blijft betaling uit, dan zijn we genoodzaakt de wettelijke rente in rekening te brengen.

Met vriendelijke groet, Sanne Bakker, Hoveniersbedrijf Groenlijn

Voorbeeld (fictief): tweede herinnering (aanmaning aan een particulier)

Onderwerp: Aanmaning factuur 2026-0042

Beste meneer De Vries,

Op 3 april stuurden we u factuur 2026-0042 van € 1.210,00 voor de aanleg van uw voortuin. Op 7 mei hebben we u gebeld en op 8 mei een herinnering gestuurd. De factuur is nog niet betaald.

U dient te betalen binnen veertien dagen vanaf de dag nadat u deze brief heeft ontvangen. Aan deze aanmaning zijn geen kosten verbonden.

Betaalt u niet binnen die termijn, dan brengen we incassokosten van € 181,50 in rekening, vermeerderd met de wettelijke rente. Daarna kunnen we juridische stappen zetten, waarvan de kosten ook voor uw rekening kunnen komen.

Heeft u moeite met betalen? Neem dan contact op, dan kijken we naar een betalingsregeling.

Met vriendelijke groet, Sanne Bakker, Hoveniersbedrijf Groenlijn

De € 181,50 in het tweede voorbeeld is 15% van € 1.210, volgens de staffel hierboven. Is je bedrijf btw-plichtig, dan reken je daar geen btw over. Bij een zakelijke klant is deze vorm niet verplicht, maar een duidelijke laatste termijn werkt daar net zo goed.

Zo werkt het in BossBase

Met facturen in BossBase houd je bij wat openstaat en wat betaald is:

• Betalingsherinneringen (Groei en Team): je stuurt handmatig herinnering 1 en 2, of laat BossBase ze automatisch per mail versturen. Standaard gebeurt dat 7 en 14 dagen na de vervaldatum; die dagen stel je zelf in, en je kunt het uitzetten.
• Betaald markeren: zodra het geld binnen is, zet je de factuur op betaald.
• Online betalen: met de Stripe-betaallink staat er een betaallink in je factuurmail en betaalt je klant met iDEAL. Na betaling gaat de factuur automatisch op betaald. Dit zit in Team, en is bij Groei een module van € 10 per maand. Je gebruikt je eigen Stripe-account en betaalt zelf de Stripe-kosten.

Stuur je een particulier de 14-dagenbrief, controleer dan zelf of je herinnering alle punten uit de checklist hierboven bevat. Twijfel je, stuur die brief dan apart met de voorbeeldtekst. Een betaaltermijn die aansluit op je werk begint trouwens al bij de offerte; zie van offerte naar factuur.