Wat moet er op een werkbon staan? Checklist en voorbeeld

Voor zover wij weten schrijft geen wet voor hoe een werkbon eruitziet of wat erop moet staan. (Bij aanneming van een bouwwerk moet je bij de oplevering wel een dossier aan de klant geven, volgens artikel 7:757a BW; dat is iets anders dan een werkbon.) Een werkbon is een werkdocument: je legt vast wat je op een adres hebt gedaan, met welk materiaal en in hoeveel tijd, en je laat de klant zien dat het klaar is. Wat er wél aan regels vastzit, is de factuur die je daarna maakt. Een goede werkbon bevat dus in elk geval de gegevens die je voor die factuur nodig hebt, plus de afspraken die je met de klant wilt kunnen aantonen.

Waarom de factuureisen bepalen wat op je werkbon hoort

De Belastingdienst noemt de gegevens die op een factuur moeten staan. Drie daarvan komen rechtstreeks uit het werk op locatie:

• Wat voor diensten je hebt geleverd en de omvang ervan. De Belastingdienst geeft als voorbeeld "het ophogen van een tuin van 50 m2 met 30 cm grond". Alleen "tuinwerk" is dus te vaag.
• Wat voor goederen je hebt geleverd en hoeveel. Voor een vakbedrijf is dat het materiaal dat je hebt gebruikt en doorberekent.
• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd (of de datum van een vooruitbetaling).

Als je die drie dingen niet op de werkbon hebt staan, moet je ze achteraf reconstrueren uit je geheugen, WhatsApp-berichten en bonnetjes. Wat verder op een factuur moet staan (btw-nummer, factuurnummer, tarieven) lees je in wat er op een factuur moet staan.

De tweede functie van een werkbon is bewijs richting de klant: wat was afgesproken, wat is er extra gedaan, en heeft de klant het werk gezien. Dat voorkomt discussie bij de factuur.

Checklist: dit zet je op een werkbon

Gegevens van de klus

• Werkbonnummer (handig om naar te verwijzen op je factuur)
• Naam en adres van de klant
• Werkadres, als dat afwijkt van het factuuradres
• Contactpersoon en telefoonnummer op locatie
• Verwijzing naar de offerte of opdracht waar de werkbon bij hoort
• Datum of data van uitvoering

Het werk zelf

• Omschrijving van de opdracht in gewone taal
• De afzonderlijke taken, zodat je kunt afvinken wat gedaan is
• Omvang: aantallen, meters, vierkante meters, stuks
• Wie het werk heeft uitgevoerd
• Gewerkte uren per persoon (begin, eind, pauze)

Materiaal

• Gebruikt materiaal met aantal of hoeveelheid
• Eventueel het type of artikelnummer, zeker bij onderdelen met garantie

Afwijkingen en afspraken

• Meerwerk: wat de klant extra wilde, apart van het oorspronkelijke werk
• Bijzonderheden: wat je aantrof, wat niet kon, wat nog openstaat
• Foto's van de situatie voor en na, en van verborgen werk

Afronding

• Handtekening van de klant (of een vastgelegde reden waarom die ontbreekt)
• Naam van wie tekende en de datum

Meerwerk verdient extra aandacht, omdat daar de meeste discussie over ontstaat. In meerwerk vastleggen en factureren staat hoe je dat vooraf afspreekt en vastlegt.

Ingevuld voorbeeld: cv-ketel vervangen

Voorbeeld (fictief):

Werkbon WB-0142 — hoort bij offerte 2026-088 Klant: fam. De Vries, Lindelaan 12, 1234 AB Voorbeeldstad Contact op locatie: mevr. De Vries, 06-00000000 Datum uitvoering: 14 oktober 2026 Uitgevoerd door: Sanne (monteur), Joris (leerling)

Opdracht: bestaande cv-ketel vervangen door nieuwe hr-combiketel op dezelfde plek op zolder.

Taken

• Oude ketel afgekoppeld en afgevoerd
• Nieuwe ketel geplaatst en aangesloten op gas, water en rookgasafvoer
• Installatie gevuld, ontlucht en op druk gebracht
• Ketel in bedrijf gesteld en gecontroleerd op lekkage
• Thermostaat aangesloten en uitleg gegeven aan klant

Meerwerk (op verzoek van klant, ter plekke besproken)

• Radiatorkraan in de badkamer vervangen

Materiaal

• 1 hr-combiketel (type en serienummer genoteerd)
• 1 aansluitset
• 2 m koperen leiding 15 mm
• 1 radiatorkraan (meerwerk)

Uren: Sanne 08:00–15:30, 30 min pauze (7 uur); Joris 08:00–15:30, 30 min pauze (7 uur)

Bijzonderheden: rookgasafvoer door dak in goede staat. Foto's van de oude en nieuwe situatie toegevoegd.

Afgetekend door: mevr. De Vries, 14 oktober 2026

Let op wat hier níét op staat: prijzen. Een werkbon hoeft geen bedragen te bevatten. Veel vakbedrijven laten ze bewust weg, zodat de klant tekent voor het uitgevoerde werk en niet ter plekke over de rekening begint. De prijs volgt uit de offerte en de factuur.

Papier of digitaal

Beide mogen. Het verschil zit in wat er onderweg misgaat.

Werk je met papier, gebruik dan een vast formulier met dezelfde vakken als de checklist hierboven, zodat niemand iets vergeet. Werk je digitaal, zorg dan dat de klant een kopie krijgt van wat hij heeft getekend.

Aftekenen: waarom en hoe

Een handtekening van de klant legt vast dat het werk is uitgevoerd zoals op de werkbon staat en dat het meerwerk besproken is. Voor zover wij weten is dat niet wettelijk verplicht, maar het is je sterkste punt als er later discussie komt over wat er is gedaan.

Laat tekenen zodra het werk klaar is en de klant het heeft kunnen bekijken. Is de klant er niet, dan kun je de werkbon achteraf laten tekenen, of noteren waarom er geen handtekening is. Zorg dat vastligt wélke versie getekend is, zodat niemand daarna nog iets kan wijzigen zonder dat het opvalt.

Hoe je dit in BossBase doet

In BossBase zijn werkbonnen onderdeel van alle pakketten. Op een werkbon zet je de klant, het project, de locatie en de medewerkers die het werk doen. Je voegt taken toe om af te vinken, markeert een taak als meerwerk (zonder prijs), noteert materialen, maakt foto's met de camera, schrijft notities (intern of voor de klant) en boekt uren op de werkbon.

Afronden kan op drie manieren: de klant tekent ter plekke op je tablet, de klant krijgt een link per mail om te tekenen, of je rondt af zonder handtekening. De ondertekenpagina toont geen bedragen, inkoopprijzen of interne notities. Na het tekenen staat de werkbon op slot en krijgt de klant een bevestigingsmail met een PDF van de afgevinkte taken, het meerwerk en het materiaal, zonder prijzen.

Een werkbon wordt in BossBase niet automatisch omgezet in een factuur. De uren en het materiaal van de werkbon zet je zelf op de factuur. Hoe die keten verder loopt, lees je in van goedgekeurde offerte naar factuur.