Van goedgekeurde offerte naar uitvoering en factuur

Een getekende offerte is het begin van het werk, niet het eind van het verkoopproces. Daarna volgen vijf stappen: het akkoord vastleggen, de klus inplannen, uitvoeren met een werkbon, factureren en nacalculeren. Elke stap levert informatie op die de volgende nodig heeft. Waar dat misgaat, is bijna altijd op de overdracht: wat op de bouwplaats is afgesproken, komt niet op kantoor aan, en wat niet op kantoor aankomt, komt niet op de factuur.

De keten in vijf stappen

1. Het akkoord vastleggen

Volgens Ondernemersplein van KVK is een offerte een bindend contract zodra de opdrachtgever hem accepteert en ondertekend terugstuurt. Leg daarom vast wélke versie is getekend. Heb je de offerte na het eerste gesprek nog aangepast, dan wil je later niet discussiëren over welke prijs geldt.

Een mondeling akkoord, zoals een "ja hoor, doe maar" aan de telefoon, is ook bindend, maar lastiger te bewijzen. Vraag in dat geval om een bevestiging per mail, of stuur zelf een mail met "zoals afgesproken voer ik offerte X uit".

2. Inplannen

Plan pas in als het akkoord binnen is, en zet bij de planning meteen de juiste informatie: welk adres, welke contactpersoon, welk materiaal moet mee. Wie de klus uitvoert, heeft de offerte vaak niet gezien. Wat niet in de planning of op de werkbon staat, weet hij niet. Meer over dit onderdeel in medewerkers en klussen plannen.

3. Uitvoeren met een werkbon

De werkbon is de brug tussen offerte en factuur. Daar komt op wat er werkelijk is gebeurd: welke taken zijn gedaan, hoeveel uur, welk materiaal, en wat de klant er extra bij wilde. Een checklist staat in wat moet er op een werkbon staan.

Het belangrijkste hier is meerwerk. Staat het niet op de werkbon, dan wordt het vaak niet gefactureerd. Of het komt wel op de factuur, maar zonder bewijs dat de klant erom vroeg.

4. Factureren

De factuur moet voldoen aan de factuureisen van de Belastingdienst. Uit de keten komen daarbij vooral de omschrijving van het werk met de omvang, het geleverde materiaal met aantallen en de datum waarop het werk is geleverd. Die haal je uit de offerte én de werkbon: de offerte zegt wat is afgesproken, de werkbon wat er is gedaan.

Factureer zo snel mogelijk na oplevering. Hoe langer een factuur blijft liggen, hoe moeilijker het wordt om te reconstrueren wat er extra is gedaan, en hoe later je je geld hebt.

5. Nacalculeren

Pas na de factuur weet je of de klus goed geprijsd was. Zet de werkelijke uren en het materiaal naast wat je hebt gefactureerd. Liep je stelselmatig uit op een bepaald soort werk, dan pas je je volgende offerte aan. Hoe je dat aanpakt, staat in nacalculatie voor vakbedrijven.

Waar het in de praktijk misgaat

Meerwerk verdwijnt. De klant vraagt ter plekke om een extra stopcontact of een extra deur, de vakman doet het, en niemand schrijft het op. Op kantoor wordt de factuur gemaakt op basis van de offerte. Oplossing: meerwerk altijd op de werkbon, en de klant laten aftekenen. Zie meerwerk vastleggen en factureren.

Uren en materiaal worden achteraf geschat. Bij werk op nacalculatie is dat direct geld. Oplossing: uren en materiaal per dag op de werkbon, niet aan het eind van de week uit het hoofd.

De verkeerde offerteversie wordt gefactureerd. Oplossing: bij elk akkoord vastleggen welke versie geldt, en oude versies duidelijk markeren als vervangen.

De factuur blijft liggen. Het werk is af, maar er is geen vast moment om te factureren. Oplossing: maak factureren onderdeel van het afronden van een klus, niet iets voor "als ik tijd heb".

Niemand kijkt terug. Zonder nacalculatie maak je dezelfde rekenfout bij de volgende offerte opnieuw.

Checklist per klus

• Getekende offerte ontvangen en versie vastgelegd
• Klus ingepland met adres, contactpersoon en benodigd materiaal
• Werkbon aangemaakt met de taken uit de offerte
• Uren en materiaal op de werkbon bijgehouden
• Meerwerk op de werkbon gezet en door de klant afgetekend
• Factuur gemaakt met offerteregels plus meerwerk en extra materiaal
• Factuur verstuurd kort na oplevering
• Nacalculatie gedaan: uren en kosten tegenover gefactureerd bedrag

Hoe dit in BossBase werkt

In BossBase hangt de keten aan een project en een klant, en dit is eerlijk gezegd hoe de stukken op elkaar aansluiten:

• Akkoord. Een offerte krijgt de status geaccepteerd. In Groei en Team (en tijdens de proefperiode) kan de klant online ondertekenen; de status gaat dan vanzelf naar geaccepteerd en de deal in je pipeline naar de fase "Akkoord". In Starter zet je de status zelf.
• Plannen. Ingeplande werkbonnen en afspraken staan in de agenda (alle pakketten). De planningsmodule met dag- en weekweergave per medewerker zit in Team, en is bij Groei een module van € 10 per maand.
• Werkbon. Op de werkbon zet je taken, meerwerk (een taak zonder prijs), materialen, foto's en uren. De klant tekent ter plekke of via een link per mail.
• Factuur. Vanuit een geaccepteerde offerte maak je een factuur: de klant en alle offerteregels worden overgenomen. Een werkbon wordt niet omgezet in een factuur. Meerwerk, extra uren en extra materiaal van de werkbon komen dus niet vanzelf op de factuur; die regels zet je er zelf bij. Leg de afgetekende werkbon ernaast als je de factuur maakt.
• Nacalculatie. In Groei en Team zie je op het project, onder het tabblad Kosten, het gefactureerde bedrag (excl. btw) tegenover de kostprijs: werkbonmateriaal tegen inkoopprijs plus losse projectkosten. Voor uren zie je begroot, geregistreerd en resterend. Arbeid wordt daarbij niet in euro's meegerekend.