Hoe lang moet je je administratie bewaren?

Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken is dat 10 jaar. Dat staat bij de Belastingdienst. De 7 jaar staat ook in het Burgerlijk Wetboek; de langere termijn voor onroerende zaken komt uit de btw-wetgeving. Je mag digitaal bewaren en papier scannen, maar dan moeten de gegevens juist en volledig blijven en binnen redelijke tijd te controleren zijn.

De bewaartermijnen op een rij

De Belastingdienst geeft dit overzicht:

Voor facturen zegt de Belastingdienst hetzelfde: facturen bewaar je 7 jaar, facturen over onroerende zaken 10 jaar. Gebruik je de Unieregeling of de Invoerregeling van het eenloketsysteem, dan geldt voor die leveringen en diensten ook 10 jaar.

De langere termijn geldt vooral voor een pand of grond die je zelf koopt of gebruikt. Twijfel je of hij ook geldt voor facturen voor werk aan het pand van een klant? Leg het dan voor aan de Belastingdienst of je boekhouder. Bewaren tot je het zeker weet kost weinig; te vroeg weggooien kan niet worden teruggedraaid.

De 7 jaar komt ook uit het Burgerlijk Wetboek

Niet alleen de belastingregels vragen erom. Volgens artikel 3:15i BW moet iedereen die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent een administratie voeren en bewaren, zodat "te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend". Dat artikel verklaart de bewaarregels van artikel 2:10 BW van overeenkomstige toepassing, waaronder de bewaarplicht van zeven jaar.

Wanneer begint de termijn?

Niet op de dag dat je het document maakt, maar op het moment dat het niet meer actueel is. De Belastingdienst geeft als voorbeeld een leasecontract van 4 jaar: dat hoort 4 jaar bij je lopende administratie, en pas daarna begint de bewaartermijn van 7 jaar. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor een doorlopend onderhoudscontract met een klant.

Wat valt onder je administratie?

Je administratie is breder dan je facturen. De Belastingdienst noemt als basisgegevens, die altijd 7 jaar bewaard moeten worden:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie;
• gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden.

Voor een vakbedrijf betekent dat in de praktijk onder meer:

• verkoopfacturen en creditnota's
• inkoopfacturen en bonnetjes (materiaal, gereedschap, brandstof)
• bankafschriften
• offertes en opdrachtbevestigingen die bij een factuur horen
• contracten, zoals huur, lease en onderhoudscontracten
• je btw-aangiften en de onderbouwing daarvan
• je urenadministratie, als je gebruikmaakt van aftrekposten die van uren afhangen

Dat laatste punt vergeten veel zzp'ers. De Belastingdienst noemt het urencriterium, de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek: wil je die gebruiken, houd dan bij hoeveel uren je aan je onderneming besteedt en bewaar die gegevens. Hoe je uren per klus vastlegt, lees je in uren en materialen per klus bijhouden.

Digitaal bewaren, scannen en omzetten

Bewaar in de vorm waarin je het kreeg of verstuurde

Facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Een digitale factuur druk je dus niet af om hem daarna te verwijderen; die sla je digitaal op.

Bewaar je je administratie digitaal, dan moet de Belastingdienst je programma's en bestanden bij een controle kunnen gebruiken. Alleen een afdruk bewaren is niet genoeg. Computerbestanden afdrukken en verwijderen mag alleen bij een kleine administratie die binnen een redelijke termijn te controleren is.

Papier scannen

Je mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Voorwaarde is een juiste en volledige weergave van het origineel, inclusief de echtheidskenmerken. Voldoe je daaraan, dan hoef je de papieren originelen niet te bewaren. Ook de gescande administratie bewaar je 7 of 10 jaar, en die moet binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. De Belastingdienst verwijst voor de details naar de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.

Overzetten naar een ander systeem

Stap je over op een ander boekhoud- of factuurprogramma, dan mag je gegevens in een andere vorm bewaren. Artikel 2:10 lid 4 BW stelt daar drie voorwaarden aan: de overbrenging gebeurt met een juiste en volledige weergave van de gegevens, de gegevens zijn gedurende de hele bewaartijd beschikbaar, en ze kunnen binnen redelijke tijd leesbaar worden gemaakt. Een uitzondering: een op papier opgestelde balans en staat van baten en lasten bewaar je op papier.

Praktisch: zeg je een programma op, zorg dan dat je vóór die tijd alles hebt geëxporteerd in een formaat dat je over zeven jaar nog kunt openen, zoals PDF voor documenten en CSV of Excel voor lijsten.

Bewaarplicht en privacy

Privacyregels en bewaarplicht gaan samen. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens staat in de AVG geen concrete bewaartermijn: je bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig, maar houdt je wel aan wettelijke termijnen, zoals die uit de belastingwetgeving. Gegevens die niet onder een wettelijke bewaarplicht vallen en die je niet meer nodig hebt, verwijder of anonimiseer je. Meer daarover in klantenadministratie in Excel.

Praktische tips

• Kies één vaste plek voor alles: één map of systeem, niet verspreid over mail, telefoon en schoenendoos.
• Geef bestanden een vaste naam, bijvoorbeeld 2026-04-03 factuur 2026-0042 De Vries.pdf.
• Maak per jaar een aparte map, zodat je na afloop van de termijn weet wat weg mag.
• Zorg voor een back-up op een tweede plek.
• Noteer bij documenten over onroerende zaken dat ze 10 jaar bewaard moeten worden.
• Exporteer je gegevens voordat je een programma opzegt.
• Controleer eens per jaar of je oude bestanden nog kunt openen.

Zo werkt het in BossBase

BossBase is software om je werk en je facturen mee te regelen; het is geen archiefdienst en er gelden geen bewaartermijnen die BossBase voor je bewaakt. Zorg dus zelf voor een eigen kopie. Dat kan met de exportfuncties:

• Klanten exporteer je als Excel of CSV.
• Documenten: een ZIP met je offerte- en factuur-PDF's en getekende offertes.
• Financiën exporteer je als CSV.

Werk je met een boekhoudkoppeling (vanaf Groei), dan komen je facturen ook in je boekhoudpakket terecht: bij Moneybird zodra een factuur betaald is, bij SnelStart als verkoopboeking met PDF. Controleer bij je boekhoudpakket hoe dat met bewaren omgaat.

Na de proefperiode van 14 dagen is je account alleen-lezen tot je een abonnement kiest: je kunt dan nog bekijken en exporteren. Verwijder je je account, dan worden gegevens niet direct gewist, maar maak ook dan eerst zelf een export.