Nacalculatie is achteraf nagaan wat een klus je echt heeft gekost en opgeleverd, en dat vergelijken met wat je vooraf had begroot. Je zet uren, materiaal en overige kosten naast het bedrag dat je hebt gefactureerd. Zo zie je of je hebt verdiend wat je dacht, en vooral waar het verschil zit, zodat je je volgende offerte scherper maakt.
Waarom nacalculatie de moeite waard is
Een klus kan voelen als een goede klus en toch weinig opleveren. De klant was tevreden, het werk ging vlot, maar er ging meer materiaal doorheen dan gedacht en de laatste dag liep uit. Zonder nacalculatie merk je dat pas aan het eind van het jaar, als het resultaat tegenvalt en je niet meer weet welke klussen het veroorzaakten.
Nacalculatie beantwoordt drie vragen:
- Heb ik op deze klus verdiend wat ik had gepland?
- Zo niet: kwam het door uren, materiaal, overige kosten of iets dat ik niet heb gefactureerd?
- Wat pas ik aan in mijn volgende offerte voor dit soort werk?
Begroot tegenover werkelijk
De basis is een simpele vergelijking in twee kolommen. Links wat je in je offerte of begroting had staan, rechts wat er werkelijk gebeurde.
| Onderdeel | Begroot | Werkelijk |
|---|---|---|
| Uren | Uit je offerte of eigen begroting | Uit de uren die op de klus zijn geboekt |
| Materiaal | Inkoopprijs van wat je had ingeschat | Inkoopprijs van wat er echt is gebruikt |
| Overige kosten | Huur, afvoer, parkeren, onderaannemers | Wat er werkelijk aan is uitgegeven |
| Opbrengst | Offertebedrag | Wat je werkelijk hebt gefactureerd, inclusief meerwerk |
Twee dingen maken het verschil tussen een bruikbare en een nutteloze nacalculatie:
- Reken met inkoopprijzen voor materiaal, niet met verkoopprijzen. Je wilt weten wat het jou kostte.
- Reken zonder btw, zowel bij de opbrengst als bij de inkoop. Zo vergelijk je steeds dezelfde soort bedragen.
De drie bronnen van verschil
Uren
Uren zijn bij de meeste vakbedrijven de grootste onzekerheid. Om uren te kunnen vergelijken, moeten ze per klus geboekt zijn, niet alleen per werkdag. Hoe je dat opzet, staat in uren en materialen per klus bijhouden.
Om uren in euro's uit te drukken heb je een uurkostprijs nodig: wat een gewerkt uur jou kost, inclusief loon of je eigen inkomen en de kosten die je daarop verdeelt. Die bereken je zelf of met je boekhouder. In het voorbeeld hieronder gebruiken we een verzonnen bedrag.
Materiaal
Materiaal loopt vaak uit door kleine dingen: extra bevestigingsmateriaal, snijverlies, een tweede laag die nodig bleek. Vergelijk per klus de begrote inkoop met de werkelijke inkoop. Zit je structureel te laag, dan is je schatting van hoeveelheden of je opslag voor verlies te krap.
Overige kosten en niet-gefactureerd werk
Containerhuur, parkeerkosten, een steiger, een onderaannemer. En aan de andere kant: werk dat wel is gedaan maar niet op de factuur kwam. Meerwerk dat niet is vastgelegd, is in de nacalculatie een van de meest voorkomende lekken. Lees ook meerwerk vastleggen.
Rekenvoorbeeld
Voorbeeld (fictief): Installateur Bakker vervangt bij een klant een cv-ketel en past het leidingwerk aan. Alle bedragen zijn verzonnen en excl. btw. De uurkostprijs van € 45 is een aanname voor dit voorbeeld, geen richtlijn.
Begroot (bij de offerte)
| Post | Bedrag |
|---|---|
| Offertebedrag | € 4.600 |
| Materiaal (inkoop) | € 2.100 |
| Overige kosten (afvoer oude ketel) | € 150 |
| Uren | 24 uur |
| Arbeid tegen uurkostprijs (24 × € 45) | € 1.080 |
| Verwachte winst (4.600 − 2.100 − 150 − 1.080) | € 1.270 |
Werkelijk (na de klus)
| Post | Bedrag |
|---|---|
| Gefactureerd (offerte € 4.600 + meerwerk € 180) | € 4.780 |
| Materiaal (inkoop) | € 2.380 |
| Overige kosten (afvoer € 150 + parkeren € 45) | € 195 |
| Uren | 31 uur |
| Arbeid tegen uurkostprijs (31 × € 45) | € 1.395 |
| Werkelijke winst (4.780 − 2.380 − 195 − 1.395) | € 810 |
De klus leverde € 460 minder op dan gepland (€ 1.270 − € 810). Waar zit dat verschil?
| Oorzaak | Effect op winst |
|---|---|
| Materiaal € 280 duurder dan begroot (2.380 − 2.100) | − € 280 |
| Parkeerkosten niet begroot | − € 45 |
| 7 uur meer gewerkt (31 − 24), à € 45 | − € 315 |
| Meerwerk gefactureerd | + € 180 |
| Totaal | − € 460 |
Een tweede manier om naar dezelfde klus te kijken: wat blijft er per gewerkt uur over na materiaal en overige kosten?
- Begroot: (4.600 − 2.100 − 150) / 24 = € 2.350 / 24 = € 97,92 per uur
- Werkelijk: (4.780 − 2.380 − 195) / 31 = € 2.205 / 31 = € 71,13 per uur
Dat bedrag moet je uurkostprijs dekken en daarbovenop winst opleveren. Ligt het onder je uurkostprijs, dan heb je op de klus toegelegd.
Wat je ervan leert voor de volgende offerte
Eén klus zegt weinig; een patroon over meerdere klussen van hetzelfde type zegt veel. Stel jezelf na elke nacalculatie deze vragen:
- Liepen de uren uit? Bij welk onderdeel van het werk? Is dat bij vergelijkbare klussen ook zo?
- Zat de materiaalschatting te laag? Door hoeveelheid, door prijsstijging bij de leverancier, of door iets dat je vergat?
- Waren er kosten die je niet had begroot (parkeren, afvoer, huur)? Zet ze standaard in je offerte voor dit soort werk.
- Is er werk gedaan dat niet is gefactureerd?
- Is je uurtarief of opslag voor dit type klus nog passend?
In het voorbeeld zou Bakker bij de volgende ketelvervanging het leidingwerk ruimer inschatten (het materiaal liep ruim 13% uit en de uren bijna 30%), en parkeerkosten opnemen als het een binnenstadadres is. Hoe je die lessen verwerkt in een nieuwe offerte, lees je in een offerte maken als vakbedrijf.
Hoe vaak nacalculeren?
Doe het bij elke grotere klus, direct na de laatste factuur, als het nog vers is. Voor kleine, steeds terugkerende klussen is het genoeg om ze af en toe per groep te bekijken. Belangrijker dan de frequentie is dat je uren en materiaal tijdens de klus goed bijhoudt; zonder die gegevens valt er achteraf niets te vergelijken.
Zo doe je dit in BossBase
Nacalculatie zit in het pakket Groei en hoger, op het tabblad Kosten van een project.
- Gefactureerd tegenover kostprijs: BossBase zet het gefactureerde bedrag (excl. btw) tegenover de kostprijs, dat is het materiaal op de werkbonnen tegen inkoopprijs plus losse projectkosten. Het verschil toont BossBase als brutowinst.
- Uren: je vult op het project zelf in hoeveel uur je had begroot. BossBase toont begroot, geregistreerd (de werkbonuren die optellen in het project) en resterend, en waarschuwt bij 80% en 100% van de begrote uren.
- Kosten uit je boekhouding: met de Moneybird-koppeling of SnelStart-koppeling komen inkoopfacturen als kosten in BossBase.
Wat BossBase niet doet: arbeid in euro's meerekenen. Er is geen kostprijs per uur, dus de brutowinst in BossBase is de winst vóór arbeid. In het rekenvoorbeeld hierboven zou BossBase € 2.205 als brutowinst tonen (4.780 − 2.380 − 195), naast 31 geregistreerde uren tegenover 24 begrote uren. De stap naar de winst na arbeid (31 × je eigen uurkostprijs eraf) maak je zelf. Bekijk de pakketten voor wat Groei en Team bevatten.