Met twee of meer mensen op pad wordt plannen een puzzel: wie gaat waarheen, met welke bus, en is het materiaal er? Het werkt het best als je per week plant, vanuit vaste blokken per medewerker en per bus, met bewust vrijgehouden ruimte voor spoed en uitloop. Leg per klus vast wie gaat en wat er mee moet, en laat het team op een vast moment weten wat er verandert.
Stap 1: begin met wat vaststaat
Zet eerst in de week wat niet kan schuiven:
- Klussen met een afspraak op een vaste dag of tijd bij de klant
- Klussen die afhangen van anderen: een aannemer die vóór jou klaar moet zijn, een levering op een vaste dag
- Afwezigheid: vrije dagen, cursussen, keuringen van de bus
Pas daarna vul je de rest in. Wie andersom werkt, eerst alles volplant en dan de vaste afspraken erin probeert te duwen, schuift de hele week door elkaar.
Stap 2: plan per medewerker én per bus
Een planning per medewerker laat zien of iedereen werk heeft. Een planning per bus laat zien of het ook kan. Kijk naar allebei:
- Medewerkers: wie kan wat? Niet iedereen kan elke klus alleen doen. Zet bij klussen die een ervaren vakman nodig hebben eerst die persoon neer.
- Bussen: welke bus gaat waarheen, en past het materiaal erin? Twee ploegen die op dezelfde dag dezelfde bus nodig hebben, is een klassieke fout die je pas om zeven uur 's ochtends ontdekt.
- Reistijd: plan klussen in dezelfde regio op dezelfde dag of na elkaar. Een ochtend in het noorden en een middag in het zuiden kost een ploeg al snel een flink deel van de dag in de bus.
Stap 3: materiaal voorbereiden
Een ploeg die op locatie staat zonder het juiste materiaal, verliest uren. Zet bij elke klus in de planning:
- Wat er mee moet uit eigen voorraad
- Wat er besteld is, bij wie, en wanneer het binnenkomt
- Of het materiaal naar de klant wordt geleverd of opgehaald moet worden
Leg een vast moment vast, bijvoorbeeld de middag ervoor, waarop iemand controleert of het materiaal voor de volgende dag klaarstaat. Wat er daadwerkelijk wordt gebruikt, noteer je daarna per klus; zie uren en materialen per klus bijhouden.
Stap 4: houd ruimte vrij voor spoed en uitloop
Een planning die voor 100% vol zit, loopt bij de eerste lekkage of tegenvaller vast. Twee manieren om ruimte te houden:
- Vrije blokken: houd per week een of meer halve dagen open, verspreid over de week. Komt er geen spoed, dan vul je ze op met kleine klussen, nazorg of werk dat kan wachten.
- Buffer per klus: plan een klus die normaal een dag duurt niet strak op een dag, maar laat de middag erna open voor uitloop of iets kleins.
Wanneer er spoed binnenkomt, beslis dan in deze volgorde:
- Is het echt spoed? Waterschade of geen verwarming is iets anders dan een klant die graag snel wil.
- Past het in een vrij blok? Gebruik dat eerst.
- Zo niet: welke klus kan het makkelijkst schuiven? Meestal een klus zonder vaste afspraak met de klant.
- Bel de klant van wie de afspraak verschuift zelf, voordat de ploeg er zou zijn. Een verschoven afspraak die netjes gemeld wordt, levert zelden problemen op.
- Pas de planning aan en laat het de betrokken medewerkers weten.
Stap 5: dubbele boekingen voorkomen
Dubbele boekingen ontstaan meestal doordat twee mensen tegelijk plannen, of doordat een wijziging op het ene lijstje niet op het andere komt. Wat helpt:
- Eén planning, op één plek. Geen aparte lijstjes per ploeg of in je telefoon.
- Eén persoon die beslist bij een conflict. Anderen mogen voorstellen doen.
- Controleer per dag: staat elke medewerker maar op één plek tegelijk, en elke bus ook?
- Meerdaagse klussen in één keer inplannen, niet per dag los, zodat je ze niet vergeet door te trekken.
- Na elke wijziging direct de planning bijwerken, niet "straks".
Stap 6: communiceren met het team
Een goede planning helpt niet als het team hem niet kent. Spreek af:
- Wanneer de planning voor volgende week vaststaat, bijvoorbeeld vrijdag om 12 uur.
- Hoe wijzigingen worden gemeld: één vast kanaal, niet het ene keer een appje en de andere keer een telefoontje.
- Wanneer het team de planning voor morgen kan verwachten: een vast moment aan het eind van de dag, zodat iedereen weet waar hij morgen begint.
- Wat er per klus bij staat: adres, contactpersoon, wat er gedaan moet worden, welk materiaal en welke bus. Een duidelijke werkbon voorkomt dat iemand halverwege de ochtend moet bellen.
Voorbeeld: een week met drie medewerkers en twee bussen
Voorbeeld (fictief): Schildersbedrijf Jansen heeft drie schilders (Anouk, Bram en Karim) en twee bussen (bus 1 en bus 2). Alle namen en klussen zijn verzonnen.
| Dag | Anouk | Bram | Karim | Bus 1 | Bus 2 |
|---|---|---|---|---|---|
| Maandag | Buitenschilderwerk Hoofdstraat (dag 1 van 3) | Buitenschilderwerk Hoofdstraat (dag 1 van 3) | Binnenwerk woonkamer Kerkweg | Hoofdstraat | Kerkweg |
| Dinsdag | Hoofdstraat (dag 2) | Hoofdstraat (dag 2) | Kerkweg, 's middags vrij blok | Hoofdstraat | Kerkweg (ochtend) |
| Woensdag | Hoofdstraat (dag 3) | Kozijnen Molenlaan | Kozijnen Molenlaan | Hoofdstraat | Molenlaan |
| Donderdag | Opname nieuwe klant, daarna vrij blok | Molenlaan | Molenlaan | vrij | Molenlaan |
| Vrijdag | Nazorg Kerkweg (plinten bijwerken) | Materiaal ophalen, bussen opruimen | Vrij blok | Kerkweg | Groothandel |
Wat je hier ziet:
- De meerdaagse klus aan de Hoofdstraat staat in één keer drie dagen ingepland, met dezelfde bus.
- Op woensdag heeft Anouk bus 1 en gaan Bram en Karim samen met bus 2 naar de Molenlaan. Geen bus is dubbel geboekt.
- Er zijn drie vrije blokken (dinsdagmiddag, donderdagmiddag, vrijdag). Komt er dinsdag spoed binnen, dan kan Karim 's middags.
- Stel dat de klus aan de Hoofdstraat op woensdag uitloopt: dan gaat Anouk donderdag na de opname terug, in haar vrije blok, en schuift er niets anders.
Zo doe je dit in BossBase
In BossBase plan je met werkbonnen. Een werkbon kan meerdere medewerkers, verantwoordelijken en voertuigen hebben, en meerdere dagen beslaan.
- Agenda (alle pakketten): toont afspraken en ingeplande werkbonnen.
- Planningsmodule: inbegrepen in het pakket Team; bij Groei beschikbaar als module van € 10 per maand. Je krijgt een dag- en weekweergave per medewerker, en werkbonnen sleep je naar een andere dag of persoon. Plan je iemand dubbel in, dan krijg je een waarschuwing.
- Voertuigen: plannen per voertuig, met een waarschuwing bij een voertuigconflict. Inbegrepen in Team; bij Groei een module van € 5 per maand, die de planningsmodule vereist.
- Het team op de hoogte houden: wie wordt ingepland, krijgt een melding in BossBase en optioneel een mail. Daarnaast verstuurt BossBase dagelijks om 18:00 een samenvattingsmail met de wijzigingen.
Let op het aantal gebruikers: Groei heeft maximaal twee gebruikers. Werk je met meer mensen die zelf in BossBase moeten, dan heb je Team nodig. Het dashboard werkt niet op een telefoon (schermen smaller dan 768 pixels) en er is geen app. Houd daar rekening mee als je afspreekt hoe je wijzigingen aan je team doorgeeft. Bekijk de planning en de pakketten en prijzen voor wat bij jouw bedrijf past.