Klantenadministratie in Excel: wanneer wordt het onhandig?

Een Excel-lijst is voor veel vakmensen de eerste klantenadministratie, en dat is geen slechte keuze. Het wordt onhandig zodra je gegevens over drie of vier plekken verspreid raken: het adres in Excel, de afspraak in WhatsApp, de offerte in je mailbox en de belofte om "volgende week even terug te bellen" alleen in je hoofd. Dan kost zoeken meer tijd dan werken, en vallen aanvragen tussen wal en schip.

Wanneer Excel nog prima werkt

Eerlijk is eerlijk: een spreadsheet is snel, gratis en je kent het al. Het volstaat meestal als:

• je alleen werkt en niemand anders klantgegevens nodig heeft;
• je een beperkt aantal vaste klanten hebt;
• offertes, facturen en afspraken ook overzichtelijk blijven;
• je lijst één bron is, en niet een van meerdere versies.

Herken je jezelf hierin, dan hoef je niets te veranderen. Houd de lijst wel netjes: één regel per klant, vaste kolommen en geen samengevoegde cellen.

Signalen dat het gaat knellen

Het omslagpunt is zelden één groot probleem. Meestal zijn het kleine dingen die zich opstapelen.

Twee of drie van deze signalen? Dan loont het om je klantenadministratie anders in te richten.

Wat je mist met losse lijsten

Een tijdlijn per klant. In Excel zie je wie je klant is, maar niet wat er gebeurde: wanneer je belde, welke offerte je stuurde, wat je hebt afgesproken. Dat staat in je mail, je telefoon of nergens.

Opvolging. Een aanvraag die binnenkomt, verdient een vervolgstap met een datum. Een spreadsheet herinnert je daar niet aan. Hoe je aanvragen consequent opvolgt, lees je in leads opvolgen zonder dat er iets blijft liggen.

Samenhang met je werk. Klantgegevens gebruik je op je offerte, je werkbon en je factuur. Staan ze los van die documenten, dan typ je ze steeds opnieuw over, met typfouten als gevolg.

Samenwerken. Werk je met iemand samen, dan is één gedeeld bestand kwetsbaar: wie heeft de laatste versie, en wie overschreef wat?

Overstappen: een stappenplan

Of je nu naar software overstapt of je Excel-lijst beter inricht, de voorbereiding is hetzelfde.

Stap 1: breng in kaart waar je gegevens staan

Maak een lijstje van alle plekken: je Excel-bestand(en), contacten in je telefoon, WhatsApp-gesprekken, je mailbox, een schrift in de bus. Je hoeft niet alles mee te nemen, maar je wilt weten wat er is.

Stap 2: schoon op voordat je iets verhuist

• Dubbele klanten samenvoegen (zelfde adres, andere schrijfwijze)
• Klanten zonder contact in de afgelopen jaren apart zetten
• Ontbrekende adressen, plaatsen en e-mailadressen aanvullen
• Losse notities in één kolom samenvatten of weglaten
• Controleren of zakelijke klanten een btw-nummer hebben staan

Verhuizen van rommel levert rommel op een nieuwe plek op. Opschonen is het meeste werk, maar ook het nuttigste.

Stap 3: kies vaste velden

Spreek met jezelf af welke gegevens je van elke klant vastlegt, en in welke vorm.

Wat moet er op een factuur staan, en dus in je klantgegevens? Dat lees je in wat er op een factuur moet staan.

Stap 4: bepaal wat je meeneemt

Neem in elk geval mee: klanten met lopend werk, openstaande offertes en facturen, en vaste klanten. Oude eenmalige klanten kun je ook in een archiefbestand laten staan. Let op: wat voor je administratie van belang is, zoals je debiteurenadministratie, valt onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Gooi dus niets weg alleen omdat je overstapt. Meer daarover in hoe lang je je administratie bewaart.

Stap 5: maak één plek de bron

Het belangrijkste besluit: vanaf de overstapdatum staat een klant op één plek. Een telefoonnummer uit WhatsApp zet je daar meteen in. Houd je twee systemen naast elkaar bij, dan ben je binnen een paar maanden terug bij af.

Kort over privacy (AVG)

Klantgegevens zijn persoonsgegevens, ook in een Excel-bestand. Dit artikel is geen juridisch advies, maar een paar principes van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zijn goed om te kennen:

• Bewaar niet langer dan nodig. In de AVG staat geen concrete bewaartermijn. Je bepaalt zelf wat passend is, maar houdt je wel aan termijnen uit andere wetten, zoals de belastingwetgeving. Opschonen bij een overstap is dus ook een goed moment om oude gegevens die je niet meer nodig hebt te verwijderen.
• Leg je keuzes vast. De AP raadt aan je bewaartermijnen en de onderbouwing vast te leggen, bijvoorbeeld in je privacybeleid.
• Basis op orde. De AP heeft een stappenplan voor ondernemers en mkb in vijf stappen: nagaan welke gegevens je verwerkt en waarom, bepalen of je ze mag gebruiken, een overzicht maken, de beveiliging op orde brengen en goed omgaan met privacyrechten.

Een los Excel-bestand op een laptop, in de mail of op een USB-stick is lastig te beveiligen. Ook dat is een reden om na te denken over waar je klantgegevens staan.

Zo werkt het in BossBase

In klantbeheer van BossBase heeft elke klant een klantkaart met een tijdlijn. Daarnaast is er een pipeline met standaard 13 fasen, van nieuwe aanvraag tot betaald of verloren, en je legt activiteiten vast zoals bellen, e-mail, bezoek, taak en opvolgen. Werkbon, project en factuur kunnen de fase automatisch doorzetten (instelbaar).

Wat je moet weten voor de overstap:

• Er is geen import uit Excel of CSV. Je voert klanten zelf in, of ze ontstaan uit een aanvraag in de pipeline. Aanvragen via een website die BossBase voor je bouwt, komen binnen als lead. Daarom zijn stap 2 en 4 hierboven extra de moeite waard: je neemt alleen mee wat je echt nodig hebt.
• Voor een factuur heeft een klant een adres, plaats en e-mailadres nodig. Vul die velden direct in.
• Export kan wel: je klanten als Excel of CSV. Je zit dus niet vast.
• Pakketten: in Starter kun je maximaal 100 klanten vastleggen, in Groei en Team is dat onbeperkt. Zie de prijzen.

Tijdens de proefperiode van 14 dagen werk je met de functies van Groei, zonder betaalgegevens.